• Çfarë është administrata e bashkisë?

    Administrata e Bashkisë, drejtohet nga Kryetari i Bashkisë, i ndihmuar nga N/Kryetari e saj. Administrata e Bashkisë është e organizuar në Drejtori, Sektorë, Zyra dhe ne qendra administrative. Poste të shërbimit civil sipas radhës hierarkike, janë; Drejtor Drejtorie/Adminstrator, Përgjegjës Sektori/Zyre, Specialist. Drejtoritë janë njësi bazë të Strukturës Organizative të Bashkisë dhe përgjigjen për një ose disa elementë të një fushe të caktuar. Sektorët përgjigjen për aspekte të vecuara të këtyre elementëve dhe këta të fundit ndahen në zyra kur kjo është e mundur. Struktura organizative, emërtimet dhe numri i personelit të tyre përcaktohen nga Kryetari i Bashkise dhe miratohen nga Këshilli Bashkiak. Drejtorët e Drejtorive kontrollojnë dhe janë përgjegjës për mbarëvajtjen e disa sektoreve sipas strukturës administrative të miratuar.

  • Organizimi i administratës së bashkisë

    Drejtori i Drejtorisë

    Mbështetur në këtë rregullore, harton përshkrimin e punës për çdo sektor, zyrë e vend pune. Në zbatim të detyrave që rrjedhin nga programet vjetore dhe periodike të miratuara në shkallë institucioni, parashikon në planet mujore të punës, të gjitha detyrat që i dalin Drejtorise sipas fushave përkatëse, ndjek sistematikisht plotësimin e tyre dhe çdo muaj bën analizën në nivel Drejtorie. Bën shpërndarjen e korrespondencës që i adresohet drejtorise dhe ndjek e kontrollon punën që bëhet nga përgjegjësat e sektorëve, zyrave e punonjësit e vecantë, për përcaktimin e dhënien e zgjidhjeve ligjore, në afatet e caktuara. Kontrollon dhe firmos gjithë korrespondencën që përgatisin punonjësit e drejtorise. Harton projekt akte ligjore dhe nënligjore për veprimtarinë që mbulon drejtoria. Kryen analiza periodike për veprimtarinë e drejtorise dhe mbi këtë bazë, informon periodikisht Kryetarin e Bashkise (N/kryetari) për veprimtarinë e drejtorise, për ecurinë e detyrave të ngarkuara në çdo sektor e zyrë, si dhe bën vlerësime pune për punonjësit.

    Shefi i Sektorit

    Përgjigjet para drejtorit përkatës dhe kur i kërkohet drejtpërdrejt para Kryetarit te Bashkisë për shkallën e plotësimit të detyrave të ngarkuara nga ana e tij punonjësve që punojnë në sektor.

    1. Merr masa organizative për plotësimin e detyrave nga çdo zyrë e punonjës në vecanti dhe si sektor brenda planifikimit të detyrave të drejtorise.
    2. Evidenton probleme që dalin nga veprimtaria e përditëshme si dhe shqetësimet e ndryshme që ngrihen me shkrim nga qytetarët, përcakton zgjidhjet e mundshme brenda kuadrit ligjor në fuqi dhe i propozon drejtorit rrugëzgjidhjet përkatëse.
    3. Kontrollon punën e përditshme të specialistëve në varësi, për plotësimin e detyrave që u janë ngarkuar.
    4. Kryen studime për fusha të ndryshme dhe organizon sistemin e informacionit dhe te statistikave për veprimtarine e sektorit që mbulon.

    Specialisti

    Zbaton me përpikmëri dhe në nivel të lartë profesional të gjitha detyrat e ngarkuara nga eprorët e tij. Jep përgjigje ligjore dhe teknike për problemet që mbulon sipas detyrave që i ngarkohen brenda sektorit. Ndjek korrespondencën që i është dhënë për trajtim, maksimumi brenda 21 ditëve, kur nga eprori nuk është caktuar një afat tjetër. Përgatit materialin dhe pasi e siglon ia paraqet përgjegjësit të sektorit dhe drejtorit të drejtorise. Specialisti mban përgjegjësi për cilësinë profesionale të materialeve të përgatitura. Si gjithë nëpunësit e tjerë, ka për detyrë të punojë në vazhdimësi për rritjen e aftësive vetjake tekniko-profesionale, në funksion të plotësimit sa më të mirë të detyrës së ngarkuar por edhe të karierës në shërbimin civil.

  • FUNKSIONIMI I ADMINISTRATËS SË BASHKISË

    Bashkëpunimi ndërmjet strukturave të administratës së Bashkisë

    Për realizimin e shpejtë, të saktë dhe me kompetencë të funksioneve të Bashkisë, të gjitha strukturat e administratës së Bashkisë bashkëpunojnë me njëra-tjetrën. Ky bashkëpunim realizohet nëpërmjet shqyrtimit dhe diskutimit të problemeve të ndryshme midis drejtorëve te Drejtorive, si dhe nëpërmjet pjesëmarrjes aktive të dy a më shumë strukturave të veçanta në zgjidhjen e problemeve, në varësi nga natyra e tyre. Bordi i Bashkise eshte i perber nga drejtori i kabinetit qe eshte dhe drejtori i tij,dy N/kryetaret,drejtore drejtorie dhe shefi i Policise Bashkiake,i cili mblidhet sa here qe lind nevoja per te zgjidhur probleme te mbetura pezull. Për probleme të ndryshme që kërkojnë pjesëmarrjen e disa Drejtorive apo sektorëve sipas fushave perkatëse, në varësi të specifikave të tyre, cdo Drejtor, përgjegjës sektori apo nëpunës i Bashkisë është i detyruar të bashkëpunojë për zgjidhjen e tyre. Konfliktet e krijuara në lidhje me kompetencat dhe detyrat e cdo Drejtorie, Sektori, Zyre apo nëpunësi i relatohen Kryetarit të Bashkisë, i cili vendos në lidhje me to. Të gjitha aktet, si vendime apo urdhëra, para se të firmosen nga kryetari i Bashkisë, duhet të firmosen nga hartuesi i tyre dhe të kontrollohen e siglohen nga Drejtoria Ligjore, për të garantuar mbështetjen ligjore. Për korespondencën e tyre cdo Drejtori me institucionet e tjera, korrespondencat para se t’i paraqiten për firmë titullarit, firmosen nga hartuesi i tyre dhe Drejtori përkatës.

    Marrëdhëniet me Këshillin Bashkiak

    Të gjithë nëpunësit janë të detyruar të informojnë këshilltarët, nëse u kërkohet, për të gjitha problemet e juridiksionit të Bashkisë, dhe t’u vene në dispozicion cdo lloj dokumenti për njohjen e këtyre problemeve. Për realizimin e funksioneve të Bashkise që janë kompetencë e këshillit, çdo drejtori, sipas fushave përkatëse, pregatit materialin përkatës të miratuar nga Kryetari i Bashkise, protokollohet dhe me pas i dergohet sekretarit te Keshillit. Materiali pergatitet në formën e një projekt – vendimi dhe shoqerohet me relacionin shpjegues përkatës. Para paraqitjes në këshill, relacioni firmoset nga nëpunësi që e ka pregatitur dhe drejtorët, sipas radhës hiearkike, si dhe nga juristi. Të njëjtët persona janë të detyruar të marrin pjesë në mbledhjet e këshillit bashkiak, kur diskutohen dhe shqyrtohen materiale dhe ceshtje të departamentit/drejtorise apo sektorit përkatës. Materiali në Këshill relatohet nga drejtori i drejtorise përkatëse që e ka paraqitur, dhe cdo drejtues a nëpunës tjeter që ka firmosur është i detyruar të japë shpjegime rreth tij, nëse i kërkohet nga këshilltarët. Sekretari i Keshillit Bashkiak ben zbardhjen e vendimit brenda tre diteve.

    Marredhëniet me institucionet e tjera

    Marrëdhëniet me institucionet e tjera mbahen nëpërmjet Kryetarit të Bashkisë dhe titullarëve të tjerë të autorizuar prej tij. Marrëdhëniet me mediat e ndryshme do të mbahen nga zedhenesi i shtypit. Për cdo korrespondence me institucionet e tjera për probleme të caktuara, cdo drejtori përgatit praktikën përkatëse të sistemuar në skedar të veçante, e cila në përfundim arkivohet në arkivë sipas rregullave të saj.

    Marrëdheniet me publikun

    Kërkesat dhe ankesat me shkrim paraqiten në sektorin e Marredhenieve me Publikun. Afati për dhënien e përgjigjes kërkesave apo ankesave të qytetarëve është 45 dite nga dita e paraqitjes së saj sipas ligjit,por ne praktikat e përditshme është i përshpejtuar. Pritja e ankesave dhe kërkesave të qytetarëve bëhet nga nëpunësit e Sektorit, të cilët pasi dëgjojne qytetarët, plotësojne bashkarisht formularin përkatës dhe e përcjellin këtë kërkesë/ankesë drejtorise përkatëse, në varësi të specifikave të kërkesës apo ankesës. Vizitorët do të lejohen të hyjnë nëpër zyra, vetëm pasi nëpunësi i zyrës së pritjes të ketë komunikuar dhe të ketë marrë miratim nga nëpunësi që pret vizitën. Në çdo rast, vizitori paiset me një flete-hyrje, ku shënohen zyra që e pret dhe kohëzgjatja e vizitës.

  • Disiplina formale dhe administrative

    Orari i punës është 8.00 – 16.00 cdo ditë nga e Hëna në të Premte.

    Nëpunësit mund të thirren në punë nga eprorët e tyre dhe jashtë kohës normale të punës kundrejt kompesimit me pushim në ditët pasardhëse ose kundrejt shpërblimit me urdhër të Kryetarit të Bashkisë. Gjatë kohës që janë në ambjentet e Bashkisë duhet të mbajnë të vendosur mbi veshjen e sipërme kartën e identifikimit të punonjësit të Bashkisë. Çdo punonjës është i detyruar të shfrytëzojë me intensitet kohën e punës, të krijojë marrëdhënie të rregullta me eprorët, vartësit dhe kolegët. Kur punonjësi per arsye te ndryshme i duhet te largohet nga vendi i punes,ve ne dijeni eprorin direkt, D.B.Nj, duke lënë njëkohësisht shënimin përkatës në librin e vendosur tek recepsioni. Cdo mungesë në detyrë bëhet me leje, veç rasteve shëndetësore për të cilat duhet të bëhet njoftimi telefonik në drejtorinë përkatëse, e cila njofton Drejtorine e Burimeve Njerezore, shoqëruar me raport mjekësor, që ditën e parë menjehere sa paraqitet në punë. Komunikimi ndërmjet nëpunësve, apo ndërmjet tyre dhe qytetarëve, bëhet vetëm nëpër zyra, duke shmangur qendrimin apo bisedat nëpër koridore. Çdo datë 26 të muajit, çdo Drejtor Drejtorie dhe Administrator harton listë-prezencen e paraqitjes në punë të nëpunësve në varësi dhe ia dërgon Drejtorise të Burimeve njerëzore. Në kryerjen e detyrave të tyre për përmbushjen e funksioneve të Bashkisë, të gjithë nëpunësit janë të detyruar të zbatojnë aktet ligjore dhe nënligjore në fuqi. Askujt nuk i lejohet shmangia nga detyrimet ligjore për shkak të padijenisë së ligjit. Në marrëdhëniet me personat privatë të gjithë nëpunësit udhëhiqen nga parimi i barazisë, në kuptimin që askush nuk duhet të privilegjohet apo diskriminohet për shkak të gjinisë, racës, fesë, etnisë, arsimit, bindjeve politike e fetare, gjëndjes ekonomike, sociale, etj. Të gjithë nëpunësit detyrohen të trajtojnë në mënyrë të ndershme dhe të paanshme të gjithë subjektet me të cilët hyjnë në marrëdhënie për shkak të detyrave apo kompetencave të tyre, duke zbatuar me rigorozitet parimet e etikës në Administratën Publike. Të gjithë drejtorët dhe shefat e sektorëve janë të detyruar të hartojnë planet vjetore dhe mujore të punës dhe t’i dorëzojnë tek eprori perkates. Planet vjetore dorëzohen brenda muajit Janar të çdo viti në Kabinetin e Kryetarit, ndërsa planet mujore dorëzohen brenda datës 5 të cdo muaji tek eprori direkt. Të gjithë nëpunësit janë të detyruar të raportojnë tek eprori direkt dhe këta të fundit tek Kryetari i Bashkisë apo titullarët e autorizuar prej tij, për realizimin e detyrave funksionale apo të ngarkuara.